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浙江大学研究生线上国际交流与合作项目申请资助手续办理流程

2022-06-10 来源:研究生院(请勿增删数据) 访问次数:1657

鉴于当前疫情发展形势,学校鼓励进一步建立与疫情防控相适应的国际合作交流新模式,为推进以线上为主的国际交流合作,学校设立研究生线上国际交流与合作项目(以下简称线上项目)。根据《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目管理办法(试行)》,线上项目包括线上国际学术会议、线上校际学术交流项目和线上课程项目。研究生在读期间参与经学院(系)审核认定的线上项目,可认定为参与国际合作与交流。

学院(系)须于每年12月底前提交线上项目总结报告,对学院(系)所有线上项目的执行情况进行总结。总结应包含各类线上项目执行情况、受资助研究生总人数(硕士研究生人数和博士研究生人数),以及开展线上项目的成果总结、特色及亮点、典型事例、下一年计划及当年经费的使用情况等。

研究生参加线上项目的资助经费在每年度经费到位后下拨到各学院(系),由各学院(系)自行审核并实施资助,研究生可在所在学院(系)办理相关业务。线上项目资助申请和管理相关事宜通知如下:

第一部分:线上项目国际学术会议资助申请流程(研究生)

一、线上国际学术会议应为经学院(系)审核通过的在线举办的本学科领域权威的国际学术会议,包括全线上举办的国际学术会议和线上线下相结合的国际学术会议。申请线上国际学术会议资助的研究生须已获得国际学术会议主办方邀请函或会议通知。如需新增线上国际学术会议,请填写《浙江大学研究生短期(线上)学术交流项目添加申请表》,导师签署推荐老师意见后,递交学院(系),由学院(系)完成线下审批后在研究生管理系统-出国(境)模块-线上项目提交新增项目申请,“项目类型”选择“国际学术会议”,附件上传学院(系)分管领导签署意见、签字加盖学院(系)公章后的《浙江大学研究生短期(线上)学术交流项目添加申请表》。请学院(系)将审批通过的《浙江大学研究生短期(线上)学术交流项目添加申请表》留档3年。

二、资助内容和资助额度

学校根据研究生论文录用情况、会议形式和当年申请人数等,择优给予资助。

1. 研究生作为第一作者或除导师(导师组)外排名第一作者撰写的论文或摘要被国际学术会议接收:以墙报形式参会者,资助金额上限不超过2000元人民币;以口头宣读形式参会者,资助金额上限不超过4000元人民币;未超限额者实报实销。研究生参与线上国际学术会议资助内容为注册费、会员费、差旅费等。

2. 研究生参与线上国际学术会议无论文或摘要投稿,学校不提供经费资助。

3. 原则上每位博士、硕士研究生在读期间只能获得一次线上国际学术会议资助;表现突出者,可酌情给予第二次资助。

4. 以下情况不列入资助范围:同期已获国家留学基金或学校其他相关资助、已在国(境)外学习交流、已获国(境)外奖学金资助。

三、申请人办理资助申请

申请人查阅《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目管理办法(试行)》,若符合条件,须在会议举办两个月前向学院(系)提交短期项目资助申请不能在会议结束后补申请资助。

申请人登陆“浙江大学研究生教育管理信息系统”填写“短期项目资助申请”,“项目类型”选择“国际学术会议”,“项目参与形式”选择“线上(包括线上线下相结合)”,上传相关附件材料,提交后导出并打印《浙江大学研究生短期学术交流项目申请表》,将纸质申请表及附件材料递交所在学院(系)审核,学院(系)负责人审核并将纸质申请材料原件留学院(系)存档。申请材料如下:

1)会议主办方出具的正式邀请函或会议通知

2)论文录用通知及论文录用类别(ORALPOSTER)证明

①论文录用类别(ORALPOSTER)证明请提供正式证明函件,需有官方签名或大会正式PROGRAM(宣读论文时间安排表),邮件或截图均无效;

②若论文录用类别仅表述为PRESENTATION,则需同时提交PROGRAM才能视同为ORAL

3)被录用论文首页(按国内外正式期刊投稿格式)

4)邀请函若使用英文之外语种书写,需提供导师签名的中文或英文翻译件。

如申请人正在境外交流,欲参加线上国际会议不能享受“线上项目”资助;如果申请人该任务已在学院(系)备案,且获得除“线上项目”以外的资助(导师、学科或其他经费)参加线上国际会议,相关报销流程请咨询学校计划财务处。

四、申请人办理因公出国(境)申请

申请人在系统中查询到“短期项目资助”申请已经学院(系)审核通过后,请在参加线上项目至少15个工作日前登陆“浙江大学研究生教育管理信息系统”填写“因公出国(境)申请”,出访任务选择“线上交流项目”,“经费来源”国际旅费一栏填写“其他”,“其他在外费用”一栏填写“研究生院资助”,经费卡号请联系院系负责老师确认,“国境外邀请人”相关信息填写合作单位相关信息,“邀请信”上传项目日程安排表,详细流程见《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》,由导师、学院(系)研究生科、学院(系)党政签署意见,学院(系)网上审核通过后,原件一份交学院(系),一份自己留存。

各学院(系)要切实履行主体责任,应对参加外方主办的在线国际学术会议进行严格审核把关,研究生在参加外方主办的国际学术会议时应严格遵守相关保密规定,严防敏感信息外泄。参加由港、澳、台地区单位主办的在线国际学术会议,参照以上办法执行。

五、申请人提交线上项目总结

申请人在参加线上项目结束2周内须登陆“浙江大学研究生教育管理信息系统”在“因公出国(境)-回国(境)资料”中填写回国(境)资料,须在系统中提交线上项目总结材料,包括文字总结(字数不少于1000字)和项目参与期间的照片2-3张。学院(系)审核通过视作认定为参与国际合作与交流

  

第二部分:线上校际学术交流项目资助申请流程(院系)

一、 校级线上校际学术交流项目包括由学校当年立项的线上开展的研究生国际暑期学校和研究生国际工作坊等项目。校级项目须参照立项通知要求执行,根据立项通知的资助额度给予资助。

二、院(系)级线上校际学术交流项目包括由学院(系)立项开展的线上学术交流、科研讲座、技能培训等。院(系)级项目须满足以下条件

1. 院(系)级项目包括由学院(系)立项开展的线上学术交流、科研讲座、技能培训等。院(系)级项目须满足以下条件:

1)项目由学院(系)、导师课题组牵头负责;

2)项目具有明确的主题及详细的项目实施方案;

2)项目以外语作为工作语言开展交流;

3)由学院(系)牵头负责项目参与的本校研究生人数要求20人及以上,其中博士研究生不少于10人;由导师课题组牵头负责项目参与的本校研究生人数要求3人及以上,其中博士研究生不少于1人;                                     

4)项目全程录像存档。

三、 资助申请审批流程

请查阅《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目管理办法(试行)》,若符合条件,请项目负责人填写《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目申请书》(院级)(模板见附件)和《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目预算表》(模板见附件)。“项目类型”填写“线上校际学术交流项目”,“项目参与形式”填写“线上(包括线上线下相结合)”,“项目说明”中应包括项目背景、外方合作单位、项目主题与形式、项目规模及交流合作目标

项目负责人应在项目举办一个月前向学院(系)递交《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目申请书》(院级)、《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目预算表》及相关证明材料,不能在项目结束后补申请资助

学院(系)审核确认资助金额,学院(系)分管领导在《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目申请书》(院级)填写资助金额、签署审核意见、签字并加盖学院(系)公章,申请材料原件留学院(系)存档3年。

学院(系)负责老师在“浙江大学研究生教育管理信息系统”-“线上项目”-“新增”填写“新增项目”申请,附件上传(1)签字盖章后的《浙江大学研究生短期学术交流项目申请书(院系)》扫描件、(2)《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目预算表》,并填写“资助金额(元)”。

四、资助内容和资助额度

学校根据各学院(系)在校研究生规模及历年各学院(系)参与线上项目的研究生人数给予学院(系)经费支持,用于资助院(系)级线上校际学术交流项目。经费从各学院(系)当年短期交流项目经费中开支。学院(系、所)组织的线上校际学术交流项目资助金额上限不超过 2万元人民币;导师团队组织的线上项目资助金额上限不超过 1万元人民币;未超限额的项目实报实销。支出标准须符合学校计划财务处有关规定,讲课费或酬金具体发放标准参照国家和学校相关文件:《中央和国家机关培训费管理办法》的通知。

五、以下情况不列入资助范围:同期已获国家留学基金或学校其他相关资助、已在国(境)外学习交流、已获国(境)外奖学金资助。

六、参加受资助线上项目的研究生须办理因公出国(境)相关申请审批手续:

1)须在在参加线上项目至少15个工作日前登陆“浙江大学研究生教育管理信息系统”填写“因公出国(境)申请”,出访任务选择“线上交流项目”-“项目名称”,“经费来源”国际旅费一栏填写“其他”,“其他在外费用”一栏填写“研究生院资助”,经费卡号请联系院系负责老师确认,“国境外邀请人”相关信息填写合作单位相关信息,“邀请信”上传项目日程安排表,详细流程见《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》,由导师、学院(系)研究生科、学院(系)党政签署意见,学院(系)网上审核通过后,原件一份交学院(系),一份自己留存。

2)须在参加线上项目结束2周内须登陆“浙江大学研究生教育管理信息系统”在“因公出国(境)-回国(境)资料”中填写回国(境)资料,须在系统中提交线上项目总结材料,包括文字总结(字数不少于1000字)和项目参与期间的照片2-3张。学院(系)审核通过视作认定为参与国际合作与交流

七、项目管理

1. 项目结束一周内,项目负责人须将中、英文新闻报道发布到学院(系)中英文网站,并将中、英文新闻报道链接发送给学院(系)。

2. 项目结束一个月内,项目负责人应向学院(系)提交“项目执行总结报告”,总结报告应包含项目执行情况、参与项目研究生总人数、校内硕士研究生人数、博士研究生人数、校外/国外研究生人数,以及开展线上项目的成果总结、特色及亮点、典型事例、当年经费的使用情况及下一年计划等。

3. 项目执行完毕且完成新闻报导和项目执行总结报告后,学院(系)授权资助经费,在批准资助金额范围内实报实销。学院(系)负责老师在研究生信息管理系统-线上项目-“管理界面1填写项目中、英文报道链接,(2)上传“项目执行总结报告”,(3)在系统“资助金额(元)”中修正实际资助金额

 

第三部分:线上课程项目(立项课程)资助申请流程(院系)

一、线上课程项目指的是由世界一流大学、顶尖科研机构或国际组织面向全球多所院校或单独为我校学生开设的在线课程。

二、项目类型及要求

线上课程项目包括立项课程和非立项课程。

1. 立项课程指的是学院(系)引进世界一流大学、顶尖科研机构或国际组织开设的线上课程,由海外主讲教师直接给我校研究生授课或带领一定数量的海外学生和我校研究生同课堂上课。

2. 非立项课程:研究生单独报名参与的线上课程,不是由学院(系)立项开展的线上课程。

3. 线上课程项目须满足以下条件:

1)课程学时数累计不少于16学时;

2)课程全程用外文授课;

3)课程学习期满后由外方教学教务等部门出具课程修读成绩单。

三、资助内容和资助额度

1. 立项课程,学校给予经费资助。资助经费用于项目开展相关费用的支出,所有经费开支应经相关经费主管部门审核批准。

2. 非立项课程,学校不给予经费资助。

3. 学校根据各学院(系)在校研究生规模及历年各学院(系)参与线上项目的研究生人数给予学院(系)经费支持,用于资助院(系)级线上课程项目(立项课程)。经费从各学院(系)当年短期交流项目经费中开支。学院(系、所)组织的线上课程项目(立项课程)资助金额上限不超过2万元人民币未超限额的项目实报实销。支出标准须符合学校计划财务处有关规定,讲课费或酬金具体发放标准参照国家和学校相关文件:《中央和国家机关培训费管理办法》的通知。

4. 以下情况不列入资助范围:同期已获国家留学基金或学校其他相关资助、已在国(境)外学习交流、已获国(境)外奖学金资助。

四、 资助申请审批流程

请查阅《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目管理办法(试行)》,若符合条件,请项目负责人填写《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目申请书》(院级)(模板见附件)和《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目预算表》(模板见附件)。“项目类型”填写“线上课程项目”,“项目参与形式”填写“线上(包括线上线下相结合)”,“项目说明”中应明确课程学时数(不少于16学时)、课程全程用何种外文授课、课程学习期满后由外方教学教务等部门出具课程修读成绩单。

项目负责人应在项目举办一个月前向学院(系)递交《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目申请书》(院级)、《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目预算表》及相关证明材料,不能在项目结束后补申请资助

学院(系)审核确认资助金额,学院(系)分管领导在《浙江大学研究生短期学术交流项目申请书(院系)》填写资助金额、签署审核意见、签字并加盖学院(系)公章,申请材料原件留学院(系)存档3

学院(系)负责老师在“浙江大学研究生教育管理信息系统”-“线上项目”-“新增”填写“新增项目”申请,附件上传(1)签字盖章后的《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目申请书》(院级)扫描件、(2)《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目预算表》,并填写“资助金额(元)”。

五、研究生参与线上课程学习如符合相应条件可申请成绩认定及学分转换,具体参照有关文件执行《浙江大学研究生海外交流课程成绩认定及学分转换管理办法(试行)》(浙大研院〔201717 号)。

六、参加受资助线上项目的研究生须办理因公出国(境)相关申请审批手续:

1)须在在参加线上项目至少15个工作日前登陆“浙江大学研究生教育管理信息系统”填写“因公出国(境)申请”,出访任务选择“线上交流项目”-“项目名称”,“经费来源”国际旅费一栏填写“其他”,“其他在外费用”一栏填写“研究生院资助”,经费卡号请联系院系负责老师确认,“国境外邀请人”相关信息填写合作单位相关信息,“邀请信”上传项目日程安排表,详细流程见《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》,由导师、学院(系)研究生科、学院(系)党政签署意见,学院(系)网上审核通过后,原件一份交学院(系),一份自己留存。

2)须在参加线上项目结束2周内须登陆“浙江大学研究生教育管理信息系统”在“因公出国(境)-回国(境)资料”中填写回国(境)资料,须在系统中提交线上项目总结材料,包括文字总结(字数不少于1000字)和项目参与期间的照片2-3张。学院(系)审核通过视作认定为参与国际合作与交流

七、项目管理

1. 项目结束一周内,项目负责人须将中、英文新闻报道发布到学院(系)中英文网站,并将中、英文新闻报道链接发送给学院(系)。

2. 项目结束一个月内,项目负责人应向学院(系)提交“项目执行总结报告”,总结报告应包含项目执行情况、受资助研究生总人数(硕士研究生人数和博士研究生人数),以及开展线上项目的成果总结、特色及亮点、典型事例、当年经费的使用情况及下一年计划等。

3. 项目执行完毕且完成新闻报导和项目执行总结报告后,学院(系)授权资助经费,在批准资助金额范围内实报实销。学院(系)负责老师在研究生信息管理系统-线上项目-“管理界面1填写项目中、英文报道链接,(2)上传“项目执行总结报告”,(3)在系统“资助金额(元)”中修正实际资助金额


附件:1.《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目申请书》(院级)

    2.《浙江大学研究生线上国际交流与合作项目预算表》

    3.浙江大学研究生短期(线上)学术交流项目添加申请表》


研究生培养处

2022年6月10日