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浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程(2021年9月更新)

2021-09-08 来源:研究生院 访问次数:4034

       浙江大学研究生因公出国或赴港澳台须严格按照《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》办理申请审批手续。

新冠肺炎疫情期间,根据“非不要不出国(境)”的原则,建议推迟或取消研究生因公出国(境)计划,已经在境外的研究生应按照经审批的原出访截止日期按期回国(境),原则上不予延期。如有特殊情况,请联系学院(系)提出申请,办理疫情期间研究生因公出国(境)申请审批手续或研究生国(境)外状态变更手续(包括延期回国境、提前回国境、转校、转导师等)。

鉴于当前新型冠状病毒感染的肺炎疫情在全球处于持续蔓延的大流行状态,为保护学生人身安全,学校密切关注和研判国际形势和疫情影响,根据每个时期的实际情况制定调整研究生因公出国(境)相关政策。请密切关注疫情防控形势、国家政策制度以及学校相关规定。请在审批通过后再做出国(境)相关准备。

一、出国(境)手续

为规范管理线上国际交流活动,研究生参加线上交流(包括国际会议、线上课程、学术交流活动等)须提前在“研究生教育管理信息系统”中完成审批,审批通过后方可参加,审批流程参照实际出国(境)办理流程。参加“线上交流项目”(包括但不限于线上国际学术会议、校际学术交流项目、课程项目等)的学生也须在系统中提交出国(境)申请,其中,“出访任务”一栏选择“线上交流项目”,“出访期限”一栏填写线上交流项目起止时间,“出访国家(地区)”一栏填写项目主办单位所在的国家(地区)。

1. 填写出国(境)申请:请登陆浙江大学研究生管理信息系统-因公出国(境)模块下填写因公出国(境)申请,上传邀请信扫描件。填写完整后导出打印申请表。请办理两份申请表原件,一份递交学院(系)留档,一份学生留存。本校所有拟因公出国(境)研究生应在“平安留学在线培训平台”(网址:http://palx.cscse.edu.cn/#/index)注册,登录平台后按系统提示完成在线行前培训学习。

1)出访时间和会议时间:会议时间须严格按照会议邀请信时间填写。出访时间请填写出入境中国大陆时间(提示:在邀请函基础上加上实际路程时间,前后亚洲内不超过2天,亚洲外不超过3天。出发时间为离开中国境时间,回来时间为抵达中国境时间)。根据《浙江大学关于研究生公派出国管理的暂行办法(浙大研院【200619号)》,研究生公派出国进行联合培养,出访期限一般不超过一年。短期项目(≤90天)出访时间根据出访任务而定。

2)邀请信扫描件:邀请函内容须符合浙江大学印发《浙江大学关于因公临时出国(境)审批与管理工作的规定》的通知的规定。须使用正式抬头纸,邀请人手写签名,如邀请信为非英语的外语语种书写,必须附上导师签名认定的中文翻译件。

3)定向、委培生申请出国(境):需上传本人工作单位人事部门签字盖章的单位同意派出函(和邀请信扫描件合并成一个pdf上传系统),并同时到本人工作单位办理出国(境)手续和出国(境)任务批件。

2. 出国(境)审核:请携带(1)浙江大学研究生出国(境)申请表原件2份和(2)邀请信扫描件及(3)其他相关证明材料(如定向、委培生须另附单位同意派出函),先后递交至导师、学院(系)研究生科、学院党政领导等签署意见、签字,最后加盖学院(系)公章。学院(系)审核材料后,在研究生管理系统-因公出国(境)模块网上审核通过并将1套纸质申请材料留档。研究生出访前,学院(系)应指定专人对研究生进行行前教育,确认学生已在“平安留学在线培训平台”注册并完成相关学习,学院(系)网上审核通过后,学生方可办理后续手续。

各学院(系)要切实履行主体责任,应对研究生参加线上对外交流进行严格审核把关,研究生在参加外方主办的在线国际学术会议或交流项目时应严格遵守相关保密规定,严防敏感信息外泄。参加由港、澳、台地区单位主办的在线国际学术会议或交流项目,参照以上办法执行。

3. 研究生因公出国(境)状态变更(延期回国/提前回国/转校/转导师)办理流程(一次出国境记录限申请一次):若因学习、研究需要确需变更出国时间、学校、导师的,请根据《浙江大学研究生因公出国(境)状态变更(延期回国/提前回国/转校/转导师)办理流程》在派出时间到期前一个月申请国(境)外状态变更。

4. 其他注意事项:

1)顺访任务:如有两个时间(根据邀请信时间判断)相连的出访任务,则请学生将两个邀请函合成一个PDF上传,出访信息填写主任务(第一个任务)即可,但是出访时间要填写两个出访任务的总时间(即前一个任务的开始时间和后一个任务的结束时间)。如两个任务出访时间不相连,则不能申请顺访任务。如该任务获得国际会议资助,主任务须为国际会议,且主任务时长须大于顺访任务时长。

2)出国(境)时间超出学习期限:如学生拟回国(境)日期超出其基本修业年限,须在申请出国(境)之前办理好延长修业年限手续:登陆浙江大学研究生信息服务平台,填写并打印“浙江大学研究生学籍异动申请表”。在“学籍异动”一栏内选择“异动申请”,异动类型为延长学习年限;填写内容为:延期时间(异动起始截止日期)、异动事由。

3)出国(境)时间有变更:(190天以上出国(境)任务:A. 在邀请单位、出访地、出访总天数不变的情况下,出访人实际出访时间异于通过的出访时间前后2周内的,可视作按期出访。B. 出访人实际出访时间提前或延期超过2周的,或出入境中国大陆月份有变动的,请联系学院(系)退回出国(境)申请,学生修改申请表后重新提交出国(境)申请。C. 在邀请单位、出访地、出访总天数有变动的情况下,学生需要联系学院(系)退回申请,修改申请表后重新提交出国(境)申请。若不修改出国()时间,将按原申请时间办理学籍异动手续(出国境申请审核通过后,自动生成学籍异动记录)。(290天以下出国(境)任务,出国(境)时间如有变动,请联系学院(系)退回出国申请,修改出国时间后重新提交申请。

4)注意预留充裕时间办理毕业、学位授予相关手续:学生在境外无法进行学位论文送审,请各位同学预留充裕时间在回国(境)后办理学位论文送审等毕业、学位授予相关事项,一般为3个月,例如计划2025年12月毕业,最晚应在2025年9月左右回国。

(5)境外交流期间赴第三国或其他地区:如申请人正在境外交流,欲前往第三国或其他地区参加国际会议等任务,须由本人书写申请报告,国内导师签署意见,国外导师(如有)出具意见函并手写签字,递交学院(系)研究生科,申请报告经学院(系)分管领导签署意见加盖院(系)公章,并在学院(系)留档3年。如果申请人该任务已在学院(系)备案,且须在校内走报销流程,相关报销流程请咨询学校计划财务处。

6)添加出访学校:如系统中没有出访学校,请学生书写“添加出访学校申请”,导师签署意见并签字;请将出访学校中英文官方名称、官方网址、学校简介,以及导师签署意见签字的申请(作为附件)发邮件(邮件名和申请报告名均命名为“添加出访学校申请”)至yjsy_pyc@zju.edu.cn

7)添加短期项目和线上项目:请联系学院(系)研究生科老师在系统中递交新增短期项目和线上项目申请。

8)如两个任务时间相近,来不及提前在系统中填写第二个任务的出国(境)申请:请从系统中导出浙江大学研究生因公出国(境)申请表,手动填写第二个任务的相关信息,联系学院(系)提前线下办理因公出国(境)申请审批手续,等完成第一个任务回国手续后再在系统中补办第二个任务的线上出国(境)手续。

9)岗位助学金发放问题:相关事项请参考《因公出境研究生岗位助学金的发放说明》或咨询研究生管理处综合事务办公室资助管理负责老师(紫金港校区研究生教育综合楼8030571-88981401)。

5. 出国(境)后续手续:

1)派遣证明/资助证明:如办理签证需要,请根据《【派遣证明】转发外事处、本科生院、研究生院关于简化学生办理因公出国签证所需派遣证明手续的通知》前往学院(系)开具派遣证明。

2)护照:若尚未办理护照,请持一份因公出国境申请表复印件到保卫处审核,办理户籍处理手续(详见保卫处《各类户籍证明及身份证补办手续流程》),再到公安局办理因私护照。

二、返校手续

回国(境)两周内,请尽快及时办理返校手续,否则无法做学籍恢复处理,以致影响岗位助学金的发放和医疗保险的办理。

1. 回国(境)返校手续:

1)填写回国(境)资料:请在研究生管理系统-因公出国境-回国(境)资料模块填写并上传回国(境)资料。“护照出国(境)回国境)日期”请填写护照上盖章的出入境中国大陆时间。请将(a)护照个人信息页、(b)出入境记录(出入境中国大陆红色边检章或行程单或登机牌或公安局出入境记录)、(c1000字以上回国总结、(d2-3张在外交流照片等合并成一个pdf文件后上传到系统,国家公派项目、校级资助项目(包括但不限于校派项目、人文社科专项、博士新星计划、陆氏基金、短期交流项目等)回国(境)资料具体要求请参考项目要求。

2)返校向学院(系)报到:网上填写信息后打印表格,请本人持浙江大学公派出国研究生回国(境)报告书、回国(境)总结、护照原件等相关资料至学院(系)报到办理入境复学手续。学院(系)研究生科老师须见到学生本人并核实护照及出入境记录等相关信息后,网上审核通过并将纸质材料留档3年。研究生返校后,学院(系)应指定专人对研究生进行回访谈话,如出国(境)期间有异常情况,学生应及时和学院(系)老师报告。学生应在回国(境)2周内办理返校手续,本人携带护照原件等相应材料至学院(系)报到。根据《浙江大学关于印发《浙江大学研究生学籍管理实施办法》的通知》(浙大发研〔2017115号),研究生未经批准连续2周未参加学校规定的教学活动;或出国(境)未经学校批准逾期2周以上未归的,应予退学。如实际回校日期在回国(境)后2周以上,须学生递交情况说明,导师签署意见并签字,学院分管领导签署意见并签字加盖院章,该情况说明纸质版学院(系)留档3年,电子版和其他回国资料合并成一个pdf文件上传系统回国资料。

2. 学籍注册手续:“回国(境)资料”学院(系)审核通过后,请到学院(系)办理学籍注册手续。如果过了注册时间,请学院(系)负责注册的老师发邮件到研究生管理处学籍办公室学籍管理负责老师(紫金港校区研究生教育综合楼8030571-88208146)申请补办注册,请在邮件中注明学生的姓名、学号、申请补注册的原因。岗位助学金发放问题请参考《因公出境研究生岗位助学金的发放说明》。

3. 实际未出国(境)办理:如已填写出国(境)申请、学院(系)均已审核通过但实际未出国(境),请根据实际情况撰写实际未出国境情况说明(内容包括本人在读信息,本次申请出国境信息,未出国境原因),导师签署意见并签字,学院(系)分管领导签署意见并签字加盖院章,请在研究生管理系统-因公出国(境)-回国资料-“回国(境)资料上传”中选择“实际未出国(境)”,并将实际未出国境情况说明扫描件和相关证明材料扫描件合并成一个pdf文件后上传。学院(系)保留纸质版文档,留档3年。

4. 参加线上交流项目(包括国际学术会议、校际学术交流项目、课程项目等):请在回国(境)资料上传线上项目总结(包括参会情况、收获、心得体会等)。

5. 若有报销任务:凭因公出国(境)申请表,学院(系)签字盖章的签证费、保险费发票、登机牌和行程单、乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表(学生)、支付情况说明书等相关原始票据至学校计财处办理。校派等特定项目的财务报销请参考各项目相关通知。 

研究生培养处

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